Legal
Smart Factory Servicevoorwaarden
Welkom bij Smart Factory. We houden deze voorwaarden zo kort en helder mogelijk, want we willen dat je ze kunt lezen zonder een jurist erbij te halen. Hieronder lees je wat je van ons mag verwachten en wat wij van jou verwachten.
Een paar dingen voorop:
- Jouw data is van jou. Wij slaan het veilig voor je op gebruiken het alleen om onze diensten aan jou te leveren.
- Maandelijks opzegbaar. Bevalt onze service niet, dan zit je niet vast aan een langlopend contract.
- Geen handtekening nodig. Door de software te gebruiken ga je akkoord met deze voorwaarden.
Heb je een vraag over deze tekst? Mail ons gerust op support@smarfac.com.
1. Wie zijn wij, en wie ben jij?
In deze voorwaarden bedoelen we met:
- Smart Factory, “wij” of “ons”: Smart Factory B.V., statutair gevestigd te Haaksbergen.
- Klant of “jij”: de organisatie die onze software gebruikt.
- Gebruiker: iedereen die namens jou met de software werkt, zoals collega’s of externe medewerkers die jij toegang geeft.
- Software: de Smart Factory-applicatie, inclusief alle updates en nieuwe functies die we erbij maken.
2. Hoe je de software mag gebruiken
Je krijgt van ons het recht om de software te gebruiken binnen je eigen organisatie. Dat recht is persoonlijk (alleen voor jou), niet exclusief, en niet overdraagbaar aan iemand anders.
Wat mag wel:
- De software gebruiken voor je eigen bedrijfsactiviteiten.
- Toegang geven aan collega’s en externen die voor jou werken.
Wat mag niet:
- De software doorverkopen, verhuren of in licentie geven aan derden.
- De software kopiëren, namaken of reverse-engineeren.
- Onze naam, logo of auteursrechtvermeldingen verwijderen of veranderen.
3. Verantwoord gebruik
We gaan ervan uit dat je netjes met de software omgaat. Concreet betekent dat: geen dingen doen die in strijd zijn met de wet, geen pogingen om de software plat te leggen of onveilig te maken, en geen ongeoorloofde toegang tot systemen of data van anderen.
4. Wie is eigenaar van wat?
Jouw data blijft van jou. Alles wat je in Smart Factory invoert of opslaat, is en blijft jouw eigendom. Wij slaan het veilig voor je op gebruiken het alleen om onze diensten aan jou te leveren.
De software blijft van ons. Alle rechten op de software, ontwerpen, modellen en onderliggende technologie liggen bij Smart Factory (of de partijen waarvan wij licenties hebben). Met deze voorwaarden geven we je het recht om de software te gebruiken zolang je abonnement loopt, niets meer en niets minder.
5. Data en privacy
We weten dat je gevoelige bedrijfsdata aan ons toevertrouwt. Daar gaan we zorgvuldig mee om.
- Vertrouwelijk. We behandelen je data strikt vertrouwelijk.
- Veilig opgeslagen. Je data staat op Microsoft Azure, dat voldoet aan internationaal erkende beveiligings- en compliance-standaarden (waaronder ISO 27001 en SOC 2).
- Volgens de wet. Persoonsgegevens verwerken we volgens de geldende privacywetgeving (waaronder de AVG) en onze privacyverklaring.
6. Updates en doorontwikkeling
We staan niet stil. Smart Factory wordt continu doorontwikkeld om beter te worden. Dit betekent dat er regelmatig nieuwe functies bij komen en dat bestaande functies soms veranderen.
We zijn niet verplicht om een specifieke functie voor altijd te blijven ondersteunen, maar we maken die afwegingen altijd met het belang van onze klanten voor ogen.
7. Abonnement en betaling
- Smart Factory werkt op basis van een maandelijks abonnement.
- De actuele prijzen staan op onze website.
- Facturatie en betaling vinden maandelijks plaats.
- Als we onze prijzen aanpassen, hoor je dat minstens 30 dagen van tevoren.
8. Looptijd en opzeggen
Je overeenkomst start op het moment dat je de software in gebruik neemt en loopt daarna maandelijks door.
Opzeggen kan elke maand, met een opzegtermijn van 14 dagen. Je hoeft geen reden op te geven.
In uitzonderlijke gevallen kunnen wij de overeenkomst per direct beëindigen, namelijk bij ernstig misbruik van de software, schending van de wet, of als jouw organisatie failliet gaat.
Na het einde van de overeenkomst stopt je toegang tot de software en kunnen we je accounts deactiveren.
9. Aansprakelijkheid
We doen ons uiterste best om Smart Factory stabiel en betrouwbaar te leveren. Toch leveren we de software “zoals deze is” en kunnen we niet garanderen dat alles altijd foutloos en zonder onderbreking werkt.
Voor zover wettelijk toegestaan:
- Is onze totale aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag van één maand abonnement.
- Zijn we niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals omzetverlies, gevolgschade of verlies van data.
Loopt er iets mis? Laat het ons weten. We lossen problemen liever op dan dat we ons achter een clausule verschuilen.
10. Wijzigingen in deze voorwaarden
We kunnen deze voorwaarden aanpassen als dat nodig is, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of nieuwe functies. Bij wezenlijke wijzigingen laten we het je minstens 30 dagen vooraf weten. De meest actuele versie staat altijd op onze website.
11. Toepasselijk recht
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Komen we er samen niet uit? Dan leggen we het geschil voor aan de bevoegde rechter in Overijssel. We hopen natuurlijk dat het zo ver nooit komt.
Smart Factory Service Terms
Welcome to Smart Factory. We keep these terms as short and clear as possible, because we want you to be able to read them without calling a lawyer. Below you’ll find what you can expect from us, and what we expect from you.
A few things up front:
- Your data is yours. We keep it safe for you, you own it, and we only use it to provide our service to you.
- Cancel monthly. If our service isn’t right for you, you’re not stuck in a long-term contract.
- No signature needed. By using the software, you agree to these terms.
Have a question about this text? Email us at support@smarfac.com.
1. Who we are, and who you are
In these terms we mean:
- Smart Factory, “we” or “us”: Smart Factory B.V., a Dutch private limited company with its registered office in Haaksbergen.
- Customer or “you”: the organization using our software.
- User: anyone who works with the software on your behalf, such as colleagues or external workers you give access to.
- Software: the Smart Factory application, including all updates and new features we add to it.
2. How you may use the software
You receive the right to use the software within your own organization. That right is personal (only for you), non-exclusive, and non-transferable to anyone else.
What you may do:
- Use the software for your own business activities.
- Give access to colleagues and external workers who work for you.
What you may not do:
- Resell, rent or license the software to third parties.
- Copy, replicate or reverse-engineer the software.
- Remove or alter our name, logo or copyright notices.
3. Responsible use
We assume you handle the software with care. Specifically: don’t do anything that breaks the law, don’t try to bring the software down or compromise it, and don’t gain unauthorized access to other people’s systems or data.
4. Who owns what
Your data is yours. Anything you enter or store in Smart Factory is and remains your property. We manage it for you, but we make no claim to it.
The software is ours. All rights to the software, designs, models and underlying technology belong to Smart Factory (or the parties from whom we license them). These terms grant you the right to use the software while your subscription is active, nothing more and nothing less.
5. Data and privacy
We know you entrust us with sensitive business data. We handle it carefully.
- Confidential. We treat your data with strict confidentiality.
- Securely stored. Your data is hosted on Microsoft Azure, which meets internationally recognized security and compliance standards (including ISO 27001 and SOC 2).
- Lawful. We process personal data in accordance with applicable privacy laws (including the GDPR) and our privacy statement.
6. Updates and ongoing development
We don’t stand still. Smart Factory is continuously developed to get better. This means new features are regularly added and existing features sometimes change.
We are not obliged to permanently support a specific feature, but we always make those choices with our customers’ interests in mind.
7. Subscription and payment
- Smart Factory is offered on a monthly subscription basis.
- Current pricing is published on our website.
- Invoicing and payment take place monthly.
- If we adjust our pricing, you’ll hear about it at least 30 days in advance.
8. Term and cancellation
Your agreement starts the moment you put the software into use and continues on a monthly basis.
You can cancel each month, with a notice period of 14 days. You don’t have to give a reason.
In exceptional cases, we may terminate the agreement immediately, namely in case of serious misuse of the software, breach of law, or if your organization goes bankrupt.
After the agreement ends, your access to the software stops and we may deactivate your accounts.
9. Liability
We do our utmost to provide Smart Factory in a stable and reliable way. Even so, we provide the software “as is” and cannot guarantee that everything will always work without errors or interruption.
To the extent permitted by law:
- Our total liability is limited to the amount of one month’s subscription.
- We are not liable for indirect damages, such as loss of revenue, consequential damages or loss of data.
If something goes wrong, let us know. We’d rather solve a problem than hide behind a clause.
10. Changes to these terms
We may adjust these terms when needed, for example due to new legislation or new features. For material changes we’ll let you know at least 30 days in advance. The current version is always available on our website.
11. Applicable law
These terms are governed by Dutch law. If we cannot resolve a dispute together, we will submit it to the competent court in Overijssel, the Netherlands. We naturally hope it never comes to that.
Smart Factory Nutzungsbedingungen
Willkommen bei Smart Factory. Wir halten diese Bedingungen so kurz und klar wie möglich, weil wir möchten, dass Sie sie ohne Anwalt lesen können. Im Folgenden finden Sie, was Sie von uns erwarten dürfen und was wir von Ihnen erwarten.
Ein paar Dinge vorab:
- Ihre Daten gehören Ihnen. Wir speichern sie sicher für Sie, sie bleiben Ihr Eigentum und wir nutzen sie nur, um Ihnen unsere Leistungen zu erbringen.
- Monatlich kündbar. Wenn unser Service Ihnen nicht zusagt, sind Sie nicht in einem langfristigen Vertrag gebunden.
- Keine Unterschrift erforderlich. Mit der Nutzung der Software stimmen Sie diesen Bedingungen zu.
Haben Sie eine Frage zu diesem Text? Schreiben Sie uns gerne an support@smarfac.com.
1. Wer wir sind, und wer Sie sind
In diesen Bedingungen meinen wir mit:
- Smart Factory, “wir” oder “uns”: Smart Factory B.V., eine niederländische Gesellschaft mit Sitz in Haaksbergen.
- Kunde oder “Sie”: die Organisation, die unsere Software nutzt.
- Nutzer: alle, die in Ihrem Namen mit der Software arbeiten, etwa Kollegen oder externe Mitarbeiter, denen Sie Zugang gewähren.
- Software: die Smart Factory-Anwendung, einschließlich aller Updates und neuen Funktionen, die wir hinzufügen.
2. Wie Sie die Software nutzen dürfen
Sie erhalten von uns das Recht, die Software innerhalb Ihrer eigenen Organisation zu nutzen. Dieses Recht ist persönlich (nur für Sie), nicht ausschließlich und nicht auf andere übertragbar.
Was erlaubt ist:
- Die Software für Ihre eigenen Geschäftstätigkeiten nutzen.
- Zugang gewähren an Kollegen und externe Mitarbeiter, die für Sie arbeiten.
Was nicht erlaubt ist:
- Die Software an Dritte weiterzuverkaufen, zu vermieten oder zu lizenzieren.
- Die Software zu kopieren, nachzubauen oder zurückzuentwickeln (Reverse Engineering).
- Unseren Namen, unser Logo oder Urheberrechtshinweise zu entfernen oder zu ändern.
3. Verantwortungsvolle Nutzung
Wir gehen davon aus, dass Sie sorgfältig mit der Software umgehen. Konkret heißt das: nichts tun, was gegen das Gesetz verstößt, keine Versuche, die Software lahmzulegen oder unsicher zu machen, und keinen unbefugten Zugriff auf Systeme oder Daten anderer.
4. Wem gehört was
Ihre Daten gehören Ihnen. Alles, was Sie in Smart Factory eingeben oder speichern, ist und bleibt Ihr Eigentum. Wir verwalten es für Sie, beanspruchen es aber nicht.
Die Software gehört uns. Alle Rechte an der Software, an Designs, Modellen und der zugrundeliegenden Technologie liegen bei Smart Factory (oder den Parteien, von denen wir Lizenzen haben). Mit diesen Bedingungen erhalten Sie das Recht, die Software zu nutzen, solange Ihr Abonnement aktiv ist; nicht mehr und nicht weniger.
5. Daten und Datenschutz
Wir wissen, dass Sie uns sensible Geschäftsdaten anvertrauen. Damit gehen wir sorgfältig um.
- Vertraulich. Wir behandeln Ihre Daten streng vertraulich.
- Sicher gespeichert. Ihre Daten liegen bei Microsoft Azure, das international anerkannte Sicherheits- und Compliance-Standards erfüllt (darunter ISO 27001 und SOC 2).
- Gesetzeskonform. Personenbezogene Daten verarbeiten wir gemäß geltendem Datenschutzrecht (einschließlich der DSGVO) und unserer Datenschutzerklärung.
6. Updates und Weiterentwicklung
Wir stehen nicht still. Smart Factory wird kontinuierlich weiterentwickelt, um besser zu werden. Das bedeutet, dass regelmäßig neue Funktionen hinzukommen und bestehende manchmal verändert werden.
Wir sind nicht verpflichtet, eine bestimmte Funktion dauerhaft zu unterstützen, treffen solche Entscheidungen aber stets mit dem Interesse unserer Kunden im Blick.
7. Abonnement und Zahlung
- Smart Factory wird auf Basis eines monatlichen Abonnements bereitgestellt.
- Die aktuellen Preise stehen auf unserer Website.
- Rechnungsstellung und Zahlung erfolgen monatlich.
- Passen wir unsere Preise an, informieren wir Sie mindestens 30 Tage im Voraus.
8. Laufzeit und Kündigung
Ihre Vereinbarung beginnt mit der Inbetriebnahme der Software und läuft danach monatlich weiter.
Sie können monatlich kündigen, mit einer Kündigungsfrist von 14 Tagen. Eine Begründung ist nicht erforderlich.
In Ausnahmefällen können wir die Vereinbarung mit sofortiger Wirkung beenden, namentlich bei schwerwiegendem Missbrauch der Software, Gesetzesverstößen oder wenn Ihre Organisation insolvent wird.
Nach Beendigung der Vereinbarung endet Ihr Zugriff auf die Software und wir können Ihre Konten deaktivieren.
9. Haftung
Wir geben unser Bestes, um Smart Factory stabil und zuverlässig bereitzustellen. Dennoch stellen wir die Software “wie sie ist” bereit und können nicht garantieren, dass alles stets fehlerfrei und unterbrechungsfrei funktioniert.
Soweit gesetzlich zulässig:
- Ist unsere Gesamthaftung auf den Betrag eines Monatsabonnements begrenzt.
- Haften wir nicht für indirekte Schäden, wie Umsatzverluste, Folgeschäden oder Datenverluste.
Läuft etwas schief? Lassen Sie es uns wissen. Wir lösen Probleme lieber, als uns hinter einer Klausel zu verstecken.
10. Änderungen dieser Bedingungen
Wir können diese Bedingungen anpassen, wenn nötig, etwa bei neuer Gesetzgebung oder neuen Funktionen. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie mindestens 30 Tage im Voraus. Die aktuelle Fassung steht stets auf unserer Website.
11. Anwendbares Recht
Auf diese Vereinbarung findet niederländisches Recht Anwendung. Können wir uns nicht einigen? Dann legen wir den Streit dem zuständigen Gericht in Overijssel, Niederlande, vor. Wir hoffen natürlich, dass es nie so weit kommt.
Smart Factory Privacyverklaring
We hechten waarde aan jouw privacy en aan die van iedereen die met onze software werkt. In deze verklaring leggen we kort en helder uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen en wat jouw rechten zijn.
Deze verklaring beschrijft de persoonsgegevens waarvan Smart Factory zelf verwerkingsverantwoordelijke is, zoals account-, contact- en factuurgegevens. Voor persoonsgegevens die jij of je gebruikers zelf in de software invoeren, bijvoorbeeld over je medewerkers, is er de Verwerkersovereenkomst.
- Gegevens
- We verwerken alleen wat nodig is om onze software te leveren en veilig te houden.
- Doel
- Je account beheren, support leveren, factureren en Smart Factory betrouwbaar laten werken.
- Beveiliging
- Je data is versleuteld en we verkopen je gegevens nooit door.
- Controle
- Je kunt ons vragen om inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens, voor zover de wet dat toestaat.
Heb je een vraag over deze verklaring? Mail ons gerust op privacy@smarfac.com.
1. Wie zijn wij
We zijn Smart Factory B.V., statutair gevestigd te Haaksbergen.
Voor de gegevens die wij voor onze eigen doeleinden verwerken, zoals je account of een contactaanvraag, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor de gegevens die jij of je gebruikers in onze software invoeren, zijn wij verwerker namens jou. De verwerkersovereenkomst is onderdeel van je abonnement.
2. Welke gegevens verwerken we
We verwerken zo min mogelijk. Concreet:
- Klantgegevens in de software. Alles wat jij of je gebruikers in Smart Factory invoeren, voor zover daarin persoonsgegevens voorkomen. Jij houdt zeggenschap over deze gegevens. Wij gebruiken ze alleen volgens jouw opdracht en voor het leveren van de dienst.
- Accountgegevens.
- Contactgegevens.
- Factuur- en betaalgegevens.
- Technische en analytische dienstgegevens. Gegevens over het gebruik en de werking van Smart Factory die nodig zijn om de dienst veilig, stabiel en betrouwbaar te houden en gericht te verbeteren.
3. Waarom we ze verwerken
Voor elk doel hebben we een grondslag onder de AVG:
- Uitvoering van de overeenkomst. Je account beheren, support leveren, factureren en de software beschikbaar stellen.
- Gerechtvaardigd belang. Beveiliging van onze systemen, beschikbaarheid van de dienst, fraudepreventie, foutanalyse en productverbetering. We zorgen dat dit altijd in balans is met jouw belangen.
- Wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld het bewaren van facturen voor de Belastingdienst.
4. Hoe lang we ze bewaren
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor we ze verwerken, of zoals wettelijk vereist.
5. Met wie we ze delen
Alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren, en alleen voor zover dat nodig is:
- Hosting. Klantgegevens in de software worden veilig en versleuteld opgeslagen bij Microsoft Azure in de regio West-Europa.
- Betalingen. Onze betaalprovider verwerkt de gegevens die nodig zijn voor betaling.
- Klantcommunicatie. Voor e-mail en support kunnen dienstverleners gegevens verwerken die nodig zijn voor contact en afhandeling van vragen.
- Analyse en monitoring. Voor het veilig, stabiel en betrouwbaar houden en gericht verbeteren van Smart Factory gebruiken we analyse- en monitoringtools. Deze verwerken technische en analytische dienstgegevens, geen klantgegevens in de software.
- Externe systemen die jij zelf koppelt. Sluit je via Smart Factory een API-koppeling aan op een ander systeem dat jij gekozen hebt, bijvoorbeeld een ERP-pakket of een dashboardtool, dan gaan de gegevens die jij die kant op stuurt naar de betreffende leverancier. Wij faciliteren de koppeling; jouw afspraken met die partij zijn verder leidend.
- Wettelijke verplichting. Aan toezichthouders of opsporingsdiensten als de wet dat eist.
Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten we verwerkersovereenkomsten of maken we passende privacyafspraken. We verkopen je gegevens nooit aan derden.
6. Beveiliging
We nemen de beveiliging van persoonsgegevens serieus:
- Versleuteling met TLS 1.2 of hoger tijdens transport en AES-256 bij opslag.
- Hosting bij een leverancier met ISO 27001 en SOC 2.
- Regelmatige reviews van onze processen en software.
Toegang tot klantgegevens is strikt beperkt en alleen toegestaan wanneer dat noodzakelijk is voor beveiliging, met toestemming van de klant of voor het oplossen van een ernstig incident.
Als er onverhoopt iets misgaat dat een datalek oplevert, handelen we volgens de AVG. Gaat het om gegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, dan melden we het datalek waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we betrokkenen wanneer dat verplicht is. Gaat het om klantgegevens die wij namens jou verwerken, dan informeren we jou zonder onredelijke vertraging, zodat jij de juiste vervolgstappen kunt bepalen.
7. Jouw rechten
Onder de AVG heb je het recht om:
- Te weten welke persoonsgegevens we van je verwerken.
- Onjuiste gegevens te laten corrigeren of aanvullen.
- Je gegevens te laten verwijderen wanneer dat mag.
- De verwerking te beperken of bezwaar aan te tekenen.
- Je gegevens in een gangbaar formaat over te dragen aan een andere partij.
- Je toestemming weer in te trekken, voor zover de verwerking op toestemming berust.
Dien je verzoek in via privacy@smarfac.com.
8. Klacht indienen
Niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Eerst horen we het natuurlijk graag van jezelf via privacy@smarfac.com. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Wijzigingen in deze verklaring
We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of nieuwe functies. De actuele versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je actief weten.
10. Contact
Smart Factory Privacy Statement
We value your privacy and the privacy of everyone who works with our software. This statement explains, clearly and concisely, which personal data we process, why we do so, and what your rights are.
This statement covers personal data for which Smart Factory itself is the controller, such as account, contact and billing details. For personal data that you or your users enter into the software, for example about your employees, the Data Processing Agreement applies.
- Data
- We only process what is necessary to provide and secure our software.
- Purpose
- To manage your account, provide support, handle billing, and keep Smart Factory running reliably.
- Security
- Your data is encrypted and we never sell your information.
- Control
- You can ask us to access, correct or delete your personal data, to the extent permitted by law.
Have a question about this statement? Email us at privacy@smarfac.com.
1. Who we are
We are Smart Factory B.V., a Dutch private limited company with its registered office in Haaksbergen.
For data we process for our own purposes, such as your account or a contact request, we are the controller within the meaning of the GDPR. For data that you or your users enter into our software, we are processor on your behalf. The data processing agreement is part of your subscription.
2. What data we process
We keep this to a minimum. Specifically:
- Customer data in the software. Anything you or your users enter into Smart Factory, to the extent it contains personal data. You retain control over this data. We use it only on your instructions and to provide the service.
- Account data.
- Contact details.
- Invoicing and payment details.
- Technical and analytical service data. Data on the use and operation of Smart Factory, needed to keep the service safe, stable and reliable, and to improve it in a targeted way.
3. Why we process it
For each purpose we have a legal basis under the GDPR:
- Performance of the contract. Managing your account, providing support, billing, and making the software available.
- Legitimate interest. Securing our systems, ensuring availability, fraud prevention, error analysis and product improvement. We make sure this is always balanced with your interests.
- Legal obligation. For example, retaining invoices for tax authorities.
4. How long we keep it
We do not retain personal data longer than necessary for the purposes for which we process it, or as required by law.
5. Who we share it with
Only with parties needed to provide the service, and only to the extent necessary:
- Hosting. Customer data in the software is stored safely and encrypted at Microsoft Azure in the West Europe region.
- Payments. Our payment provider processes the data needed for payment.
- Customer communication. Service providers may process the data needed for contact and handling of questions, for email and support.
- Analytics and monitoring. To keep Smart Factory safe, stable and reliable and to improve it in a targeted way, we use analytics and monitoring tools. These process technical and analytical service data, not customer data in the software.
- External systems you connect yourself. If you set up an API connection through Smart Factory to a system of your choice, such as an ERP package or a dashboard tool, the data you send that way goes to that supplier. We facilitate the connection; your agreements with that party are then leading.
- Legal obligation. To regulators or law enforcement when the law requires.
With parties that process personal data on our behalf, we conclude data processing agreements or make appropriate privacy arrangements. We never sell your data to third parties.
6. Security
We take the security of personal data seriously:
- Encryption with TLS 1.2 or higher in transit and AES-256 at rest.
- Hosting at a provider with ISO 27001 and SOC 2 certifications.
- Regular reviews of our processes and software.
Access to customer data is strictly limited and only allowed when necessary for security, with the customer’s consent, or to resolve a serious incident.
If something goes wrong that constitutes a personal data breach, we act in accordance with the GDPR. For data where we are the controller, we report the breach within 72 hours to the Dutch Data Protection Authority where required, and inform data subjects when this is mandatory. For customer data we process on your behalf, we inform you without undue delay so you can determine the appropriate next steps.
7. Your rights
Under the GDPR, you have the right to:
- Know which personal data we process about you.
- Have incorrect data corrected or supplemented.
- Have your data deleted when permissible.
- Restrict processing or object to it.
- Receive your data in a commonly used format and transfer it to another party.
- Withdraw your consent, to the extent processing is based on consent.
Submit your request via privacy@smarfac.com.
8. Filing a complaint
Not satisfied with how we handle your data? We’d like to hear from you first via privacy@smarfac.com. If we cannot reach a resolution together, you may file a complaint with the Dutch Data Protection Authority via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Changes to this statement
We may update this statement, for example due to new legislation or new features. The current version is always available on our website. We will actively notify you of significant changes.
10. Contact
Smart Factory Datenschutzerklärung
Uns ist Ihre Privatsphäre wichtig, ebenso wie die Privatsphäre aller, die mit unserer Software arbeiten. In dieser Erklärung legen wir kurz und klar dar, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, warum wir das tun und welche Rechte Sie haben.
Diese Erklärung beschreibt die personenbezogenen Daten, für die Smart Factory selbst Verantwortlicher ist, etwa Konto-, Kontakt- und Rechnungsdaten. Für personenbezogene Daten, die Sie oder Ihre Nutzer in der Software eingeben, etwa über Ihre Mitarbeiter, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Daten
- Wir verarbeiten nur das, was nötig ist, um unsere Software bereitzustellen und sicher zu betreiben.
- Zweck
- Zur Verwaltung Ihres Kontos, für Support, zur Rechnungsstellung und um Smart Factory zuverlässig zu betreiben.
- Sicherheit
- Ihre Daten sind verschlüsselt und wir verkaufen Ihre Daten niemals.
- Kontrolle
- Sie können bei uns Auskunft, Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten beantragen, soweit das Gesetz dies zulässt.
Haben Sie eine Frage zu dieser Erklärung? Schreiben Sie uns gerne an privacy@smarfac.com.
1. Wer wir sind
Wir sind Smart Factory B.V., eine niederländische Gesellschaft mit Sitz in Haaksbergen.
Für Daten, die wir zu eigenen Zwecken verarbeiten, etwa Ihr Konto oder eine Kontaktanfrage, sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Für Daten, die Sie oder Ihre Nutzer in unserer Software eingeben, sind wir Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil Ihres Abonnements.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Wir halten dies auf ein Minimum. Konkret:
- Kundendaten in der Software. Alles, was Sie oder Ihre Nutzer in Smart Factory eingeben, soweit personenbezogene Daten enthalten sind. Sie behalten die Kontrolle über diese Daten. Wir verwenden sie ausschließlich nach Ihrer Weisung und zur Bereitstellung des Dienstes.
- Kontodaten.
- Kontaktdaten.
- Rechnungs- und Zahlungsdaten.
- Technische und analytische Dienstdaten. Daten über die Nutzung und Funktion von Smart Factory, die erforderlich sind, um den Dienst sicher, stabil und zuverlässig zu betreiben und gezielt zu verbessern.
3. Warum wir sie verarbeiten
Für jeden Zweck haben wir eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO:
- Vertragserfüllung. Verwaltung Ihres Kontos, Support, Rechnungsstellung und Bereitstellung der Software.
- Berechtigtes Interesse. Sicherheit unserer Systeme, Verfügbarkeit des Dienstes, Betrugsprävention, Fehleranalyse und Produktverbesserung. Wir achten darauf, dass dies stets im Einklang mit Ihren Interessen steht.
- Gesetzliche Verpflichtung. Zum Beispiel die Aufbewahrung von Rechnungen für die Steuerbehörden.
4. Wie lange wir sie aufbewahren
Wir bewahren personenbezogene Daten nicht länger auf als erforderlich für die Zwecke, zu denen wir sie verarbeiten, oder soweit gesetzlich vorgeschrieben.
5. Mit wem wir sie teilen
Nur mit Parteien, die zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind, und nur soweit erforderlich:
- Hosting. Kundendaten in der Software werden sicher und verschlüsselt bei Microsoft Azure in der Region Westeuropa gespeichert.
- Zahlungen. Unser Zahlungsdienstleister verarbeitet die für die Zahlung erforderlichen Daten.
- Kundenkommunikation. Für E-Mail und Support können Dienstleister Daten verarbeiten, die für Kontakt und Bearbeitung von Anfragen erforderlich sind.
- Analyse und Monitoring. Um Smart Factory sicher, stabil und zuverlässig zu betreiben und gezielt zu verbessern, nutzen wir Analyse- und Monitoring-Tools. Diese verarbeiten technische und analytische Dienstdaten, keine Kundendaten in der Software.
- Externe Systeme, die Sie selbst anbinden. Verbinden Sie über Smart Factory ein anderes System Ihrer Wahl per API, etwa ein ERP-Paket oder ein Dashboard-Tool, gehen die Daten, die Sie dorthin senden, an den jeweiligen Anbieter. Wir ermöglichen die Verbindung; Ihre Vereinbarungen mit dieser Partei sind dann maßgeblich.
- Gesetzliche Verpflichtung. An Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden, sofern das Gesetz dies verlangt.
Mit Parteien, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge oder treffen geeignete Datenschutzvereinbarungen. Wir verkaufen Ihre Daten niemals an Dritte.
6. Sicherheit
Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten ernst:
- Verschlüsselung mit TLS 1.2 oder höher bei der Übertragung und AES-256 bei der Speicherung.
- Hosting bei einem Anbieter mit ISO 27001- und SOC 2-Zertifizierung.
- Regelmäßige Überprüfungen unserer Prozesse und Software.
Der Zugriff auf Kundendaten ist streng eingeschränkt und nur zulässig, wenn dies für Sicherheit, mit Zustimmung des Kunden oder zur Behebung eines schwerwiegenden Vorfalls erforderlich ist.
Sollte es dennoch zu einem Datenschutzvorfall kommen, handeln wir gemäß DSGVO. Für Daten, bei denen wir Verantwortlicher sind, melden wir den Vorfall, sofern erforderlich, innerhalb von 72 Stunden bei der niederländischen Datenschutzbehörde und informieren Betroffene, wenn dies vorgeschrieben ist. Bei Kundendaten, die wir in Ihrem Auftrag verarbeiten, informieren wir Sie ohne unangemessene Verzögerung, damit Sie die richtigen weiteren Schritte einleiten können.
7. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:
- Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten.
- Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger Daten.
- Löschung Ihrer Daten, soweit zulässig.
- Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch.
- Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen Format an einen anderen Anbieter.
- Widerruf Ihrer Einwilligung, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung beruht.
Senden Sie Ihre Anfrage an privacy@smarfac.com.
8. Beschwerde einreichen
Sind Sie unzufrieden mit dem Umgang mit Ihren Daten? Wir hören uns Ihr Anliegen gerne zuerst selbst an, unter privacy@smarfac.com. Können wir gemeinsam keine Lösung finden, können Sie bei der niederländischen Datenschutzbehörde Beschwerde einreichen unter autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Erklärung anpassen, etwa aufgrund neuer Gesetzgebung oder neuer Funktionen. Die aktuelle Fassung ist stets auf unserer Website verfügbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie aktiv.
10. Kontakt
Smart Factory Verwerkersovereenkomst
Deze verwerkersovereenkomst is een vast onderdeel van je Smart Factory abonnement. Hij regelt hoe wij omgaan met persoonsgegevens die jij of je gebruikers in Smart Factory invoeren.
Deze overeenkomst regelt hoe Smart Factory omgaat met persoonsgegevens die jij of je gebruikers in de software invoeren, bijvoorbeeld over je medewerkers. Voor persoonsgegevens die Smart Factory zelf van je opslaat, bijvoorbeeld account- en factuurgegevens, is er de Privacyverklaring.
- Rolverdeling
- Jij bent verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker namens jou.
- Reikwijdte
- Persoonsgegevens die jij of je gebruikers in Smart Factory invoeren.
- Looptijd
- Geldt zolang je abonnement actief is.
Heb je een vraag? Mail ons op privacy@smarfac.com.
1. Wat regelt deze overeenkomst
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van jouw abonnement en in opdracht van jou, voor het leveren van Smart Factory. Het soort persoonsgegevens en de categorieën betrokkenen worden bepaald door wat jij of je gebruikers in Smart Factory invoeren. Die gegevens blijven jouw eigendom en wij gebruiken ze niet voor andere doeleinden.
Deze overeenkomst vormt samen met de Servicevoorwaarden en de Privacyverklaring het juridische kader voor je abonnement. Bij tegenstrijdigheid op het gebied van persoonsgegevens prevaleert deze overeenkomst.
2. Verdeling van verantwoordelijkheid
Wij zijn alleen verantwoordelijk voor de verwerkingen die wij uitvoeren binnen Smart Factory volgens jouw abonnement. Voor alle overige verwerkingen, waaronder maar niet beperkt tot het verzamelen van persoonsgegevens, gebruik buiten de software, verwerkingen door externe systemen die jij koppelt en verwerkingen voor doeleinden die jij ons niet hebt gemeld, zijn wij niet verantwoordelijk.
Jij staat ervoor in dat de persoonsgegevens die je in Smart Factory invoert rechtmatig zijn verkregen en geen inbreuk maken op rechten van derden.
3. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om klantgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Daaronder vallen onder andere versleuteling tijdens transport en bij opslag, beperkte toegang voor medewerkers, en hosting bij een leverancier met internationaal erkende beveiligingscertificeringen.
4. Datalekken
Constateren wij een datalek dat materiële impact kan hebben op jouw klantgegevens, dan informeren wij je zonder onredelijke vertraging.
De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de eventuele informatieplicht aan betrokkenen liggen bij jou als verwerkingsverantwoordelijke. Wij delen daarbij de informatie die je redelijkerwijs nodig hebt om je meldingsplicht te vervullen.
5. Verzoeken van betrokkenen
Richt een betrokkene een verzoek over zijn of haar persoonsgegevens (zoals inzage, correctie of verwijdering) per ongeluk aan ons, dan sturen wij dat verzoek door aan jou. Jij bent verwerkingsverantwoordelijke en handelt het verzoek af.
6. Audit
Op verzoek delen wij rapporten van onze externe audits, zoals SOC 2-rapporten van onze hostingleverancier.
7. Wijzigingen
Wijzigingen in deze overeenkomst kondigen wij minimaal 30 dagen vooraf aan. Bij een wezenlijke wijziging die nadelig is voor jou kun je het abonnement opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.
8. Aansprakelijkheid en toepasselijk recht
De aansprakelijkheidsregeling uit de Servicevoorwaarden geldt onverminderd voor deze overeenkomst.
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Overijssel.
9. Contact
Smart Factory Data Processing Agreement
This data processing agreement is a fixed part of your Smart Factory subscription. It governs how we handle personal data that you or your users enter into Smart Factory.
This agreement governs how Smart Factory handles personal data that you or your users enter into the software, for example about your employees. For personal data Smart Factory itself stores about you, such as account and billing details, see the Privacy Statement.
- Roles
- You are the controller, we are the processor on your behalf.
- Scope
- Personal data that you or your users enter into Smart Factory.
- Term
- Applies as long as your subscription is active.
Have a question? Email us at privacy@smarfac.com.
1. What this agreement covers
We process personal data on the basis of your subscription and on your instructions, to provide Smart Factory. The type of personal data and categories of data subjects are determined by what you or your users enter into Smart Factory. That data remains your property and we don’t use it for any other purposes.
This agreement, together with the Service Terms and the Privacy Statement, forms the legal framework for your subscription. In case of conflict on matters of personal data, this agreement prevails.
2. Allocation of responsibility
We are responsible only for the processing we carry out within Smart Factory in accordance with your subscription. For all other processing, including but not limited to the collection of personal data, use outside the software, processing by external systems you connect, and processing for purposes you have not communicated to us, we are not responsible.
You warrant that the personal data you enter into Smart Factory has been lawfully obtained and does not infringe the rights of any third party.
3. Security
We take appropriate technical and organizational measures to protect customer data against loss or unlawful processing. These include encryption in transit and at rest, restricted access for staff, and hosting at a provider with internationally recognized security certifications.
4. Personal data breaches
If we identify a personal data breach that may have material impact on your customer data, we will inform you without undue delay.
The notification to the Dutch Data Protection Authority and any obligation to inform data subjects rest with you as controller. We will share the information you reasonably need to fulfill your notification duty.
5. Data subject requests
If a data subject mistakenly directs a request about their personal data (such as access, rectification or erasure) to us, we will forward that request to you. You are the controller and handle the request.
6. Audit
On request, we share the most recent reports of our external audits, such as SOC 2 reports from our hosting provider.
7. Changes
We will announce changes to this agreement at least 30 days in advance. In case of a material change that is detrimental to you, you may cancel the subscription effective on the date the change takes effect.
8. Liability and applicable law
The liability provisions of the Service Terms apply equally to this agreement.
Dutch law applies to this agreement. Disputes will be submitted to the competent court in Overijssel, the Netherlands.
9. Contact
Smart Factory Auftragsverarbeitungsvertrag
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ist fester Bestandteil Ihres Smart Factory Abonnements. Er regelt, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, die Sie oder Ihre Nutzer in Smart Factory eingeben.
Dieser Vertrag regelt, wie Smart Factory mit personenbezogenen Daten umgeht, die Sie oder Ihre Nutzer in der Software eingeben, etwa über Ihre Mitarbeiter. Für personenbezogene Daten, die Smart Factory selbst über Sie speichert, etwa Konto- und Rechnungsdaten, gilt die Datenschutzerklärung.
- Rollen
- Sie sind Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag.
- Geltungsbereich
- Personenbezogene Daten, die Sie oder Ihre Nutzer in Smart Factory eingeben.
- Laufzeit
- Gilt, solange Ihr Abonnement aktiv ist.
Haben Sie eine Frage? Schreiben Sie uns an privacy@smarfac.com.
1. Was dieser Vertrag regelt
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage Ihres Abonnements und in Ihrem Auftrag, zur Bereitstellung von Smart Factory. Die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen werden durch das bestimmt, was Sie oder Ihre Nutzer in Smart Factory eingeben. Diese Daten bleiben Ihr Eigentum und wir verwenden sie nicht für andere Zwecke.
Dieser Vertrag bildet zusammen mit den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung den rechtlichen Rahmen für Ihr Abonnement. Bei Widersprüchen in Bezug auf personenbezogene Daten geht dieser Vertrag vor.
2. Verteilung der Verantwortlichkeit
Wir sind nur für die Verarbeitungen verantwortlich, die wir innerhalb von Smart Factory gemäß Ihrem Abonnement durchführen. Für alle übrigen Verarbeitungen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf das Erheben personenbezogener Daten, die Nutzung außerhalb der Software, Verarbeitungen durch externe Systeme, die Sie anbinden, und Verarbeitungen für Zwecke, die Sie uns nicht mitgeteilt haben, sind wir nicht verantwortlich.
Sie versichern, dass die personenbezogenen Daten, die Sie in Smart Factory eingeben, rechtmäßig erhoben wurden und keine Rechte Dritter verletzen.
3. Sicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Kundendaten vor Verlust oder unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen. Dazu zählen unter anderem Verschlüsselung bei der Übertragung und bei der Speicherung, eingeschränkter Zugriff für Mitarbeiter sowie Hosting bei einem Anbieter mit international anerkannten Sicherheitszertifizierungen.
4. Datenschutzvorfälle
Stellen wir einen Datenschutzvorfall fest, der wesentliche Auswirkungen auf Ihre Kundendaten haben kann, informieren wir Sie ohne unangemessene Verzögerung.
Die Meldung an die niederländische Datenschutzbehörde und gegebenenfalls die Benachrichtigung der betroffenen Personen liegen bei Ihnen als Verantwortlichem. Wir teilen die Informationen, die Sie vernünftigerweise benötigen, um Ihrer Meldepflicht nachzukommen.
5. Anfragen betroffener Personen
Richtet eine betroffene Person eine Anfrage zu ihren personenbezogenen Daten (etwa Auskunft, Berichtigung oder Löschung) versehentlich an uns, leiten wir diese Anfrage an Sie weiter. Sie sind der Verantwortliche und bearbeiten die Anfrage.
6. Audit
Auf Anfrage teilen wir die aktuellen Berichte unserer externen Audits, etwa SOC 2-Berichte unseres Hosting-Anbieters.
7. Änderungen
Änderungen dieses Vertrags kündigen wir mindestens 30 Tage im Voraus an. Bei einer wesentlichen Änderung, die nachteilig für Sie ist, können Sie das Abonnement zum Datum des Inkrafttretens der Änderung kündigen.
8. Haftung und anwendbares Recht
Die Haftungsregelung der Nutzungsbedingungen gilt unverändert für diesen Vertrag.
Auf diesen Vertrag findet niederländisches Recht Anwendung. Streitigkeiten werden dem zuständigen Gericht in Overijssel, Niederlande, vorgelegt.